כל בעל עסק נתקל לא אחת בבעיות גבייה מול לקוחות סרבנים או נעלמים, צ'קים חוזרים וחובות נערמים, אך אין בעל עסק שמעוניין להגיע לכדי הליכים משפטיים מורכבים וממושכים הכרוכים בעלויות גבוהות.
ממצבים אלו ניתן להימנע באמצעות תכנון מוקדם. הליך הגבייה לא מתחיל במועד התשלום שעליו סוכם עם הלקוח, אלא הרבה לפני כן, עוד בטרם נכנס לחברה אפילו הלקוח הראשון, בגיבוש מדיניות גבייה מסודרת וכוללת, ובהמשך - בהקפדה על יישומה.
מערך גבייה יעיל מורכב משלושה שלבים:
1. גיבוש מדיניות גבייה - על מנת להישאר רחוקים ככל האפשר מהצורך לפנות להליכים משפטיים יש להתחיל בהגדרת מדיניות גבייה ברורה, אשר כוללת: החלטה מראש על תנאי האשראי שיקבל כל לקוח, אמצעים לזיהוי של חריגות או עיכובים בגבייה והגדרת טיפול במצבי קיצון.
כבר עם קליטת כל לקוח תוגדר מדיניות האשראי מולו ויצוינו מראש גבולות האובליגו - סך ההתחייבויות בין העסק לבין הלקוח. בנוסף, ייקבעו לוחות זמנים ברורים לגבייה ובהתאם ייערכו מסמכי התקשרות חשבונאיים ומשפטיים המגדירים את קליטת הלקוח על פי נתונים אלו ונתוני קליטה נוספים. ניסוח נכון של מסמכים אלו יבטיח ייעול של תהליכי הגבייה העתידיים.
על מדיניות הגבייה להתייחס גם לאופן הבקרה על הליכי הגבייה, להגדיר את האחראים להם ואת אופן פעולתם. כחלק מהליך הבקרה, יש צורך במעקב שוטף אחר דו"ח גיול חובות החברה, דו"ח המרכז את רשימת החובות הקיימים ואת משך הזמן מאז שנוצר החוב. על מערך הגבייה של החברה לעבוד לשיפור תמידי של דו"ח זה, הפחתת מספר החובות הרשומים בו ומניעת כניסה של חובות חדשים אל הדו"ח.
2. יישום מדיניות גבייה - האחריות על יישום מדיניות החברה מוטלת לא רק על מחלקת הגבייה עצמה, אלא על כל מי שבא במגע עם הלקוחות בהתנהלותם מול החברה - אנשי מכירות, שירות לקוחות, מפיצים וכדומה. על כל עובדי החברה להיות בקיאים ומיומנים בנהלי הגבייה שגובשו ולקבל את הכלים לביצוע חלקם במערך באופן שיוביל לגבייה אפקטיבית.
יישום מדיניות הגבייה יבוא לידי ביטוי בעיבוי הביטחונות והערבויות הנדרשים מהלקוחות, באכיפת הבקרה על ניהול האובליגו של הלקוחות, בהפקת דוחות ובתיעוד מפורט של ההליכים המבוצעים. את כל אלו יש להנחיל לעובדים על ידי הכשרות מקצועיות שוטפות, שבמסגרתן תירכשנה מיומנויות נוספות, כגון ניהול משא ומתן, גבייה טלפונית ואחרות.
על אף שהמטרה היא לא להגיע לכדי הצטברות חובות, יש להכשיר את עובדי החברה המתאימים להתנהלות מול לקוח חייב או סרבן, ולתת להם את כל הכלים לנקוט בצעדים משמעותיים יותר מול הלקוח, במקרה ועולה צורך בכך.
3. בקרה על גורמי גבייה חיצוניים - כאשר הליכי הגבייה מתנהלים באמצעות גורמים חיצוניים ולא על ידי החברה עצמה, הצורך בפיקוח על הליכי הגבייה גדול עוד יותר, ויש לוודא שהחברה וגורם הגבייה החיצוני פועלים בסנכרון מלא, הן מבחינת קבלת התשלומים שנגבו והן מבחינת הבקרה השוטפת על יעילות הגבייה ותיעודה.
רצוי לסמן את הלקוחות שמולם עלו בעיות בהליך הגבייה, ואם התנהלותם מייצרת מצב לא רווחי עבור החברה, כדאי אף לוותר על המשך התקשרות עמם. לאחר מיצוי כל התהליכים הפנים־ארגוניים, אם ישנם לקוחות שעדיין לא הסדירו את חובם, יש לפנות לאמצעים משפטיים.
• המאמר אינו תחליף לייעוץ משפטי בידי עורך דין. האמור מעניק מידע כללי בלבד, ואינו מהווה ייעוץ משפטי מחייב ואף לא חוות דעת משפטית ואין להסתמך עליו בכל צורה שהיא.
עו"ד מיכאל אברהם עוסק בדיני עבודה, ניהול וייצוג בתובענות כספיות, גביית חובות והוצאה לפועל. טלפון: 053-9373373
הכתבה באדיבות אתר Zap משפטי