אפס זמן פנוי ואיך יוצאים מזה בזמן: ממנוהל למנהל

המרדף אחר אוויר לנשימה מתחיל בריצות בבית עם הילדים, ממשיך בעבודה וחוזר חלילה לעניינים שמחוץ לעסק וביניהם משפחה, זוגיות, חברים ואם התמזל מזלך, אז בין הלו"ז הצפוף, אתה מעז לחשוב גם על רגע לעצמך.

העניין הוא שבין כל המשימות והפגישות העסקיות והאישיות, השאיפה לזמן פנוי נשארת בגדר פנטזיה ויתרה מכך, גם בזמן הנתון (ללא אקסטרה זמן), מרבית המנהלים לא מסוגלים לסיים את כל המטרות המיוחלות. גם אתה מנסה לנהל את הזמן שלך, אך בפועל הזמן הוא שמנהל אותך. כך קורה שהפער בין הרצוי למצוי מתרחב והאידיליה על עסק מתקתק, חיי חברה פעילים ומשפחה מאושרת, נשארת אי שם בבוידעם החלומות הבלתי ממומשים.

החדשות הטובות הן שזה לא מוכרח להיות ככה. אמנם הזמן היה ועודנו גורם מעכב, תרתי משמע, אבל בעזרת התנהלות נכונה בחברה ומחוצה לה, ניתן לשפר ולייעל משמעותית את ניהול הזמן והגורמים הנלווים לו ולהגיע לכדי שגרה שבה אתה משקיע את שעות העבודה בדברים פרודוקטיביים ורווחים לעסק. החוכמה היא לא להוסיף או להפחית עוד שעה מהיממה, אלא להצליח להספיק לעשות יותר באותו זמן בדיוק. נשמע כמו אגדה? הרשה לנו להוכיח אחרת.

מנהלים עובדים המון שעות כל יום ואם המנהל יפנה את השעות שהוא משקיע בפעולות שגרתיות לטובת פיתוח אמיתי של העסק, הוא בהכרח יצליח לייעל את העבודה וליהנות מתוצאות מספקות יותר. ישנם כלים מקצועיים שיכולים לסייע לך כמנהל לשפר את התנהלותך בכל הנוגע לניהול זמן וגם עכשיו כשנסביר איך הופכים את הרעיון הזה למציאות, לא נגזול את זמנך ונעשה זאת במהירות ובתכליתיות.

לא נעים להודות בכך, אך למרבה האירוניה, מפאת קוצר הזמן רוב הזמן אתה מבצע ולא חושב, התנהלות שמובילה במישרין ובעקיפין למצב שבו אתה מתעסק באופן שוטף בביורוקרטיה וכיבוי שריפות, במקום בניהול העסק. האחריות לגורלה של החברה מונחת על כתפיך ובכלל זאת: כוח אדם, כספים, ספקים, לקוחות, לוגיסטיקה, שיווק וכיוצא בזה, אך אין זה אומר שעליך לפעול באופן אקטיבי בכל אחד מן התחומים, ההפך.

האצלת סמכויות - אחת הטכניקות החשובות ביותר לניהול זמן היא לדעת מתי ואיך לתת את המושכות למישהו אחר. אם תנסה להיות בכל מקום בכל רגע נתון, תיווכח לגלות שזה פשוט בלתי אפשרי. אתה מוכרח לסמוך על העובדים שלך, למנות מנהל לכל מחלקה ולחלק את העבודה השוטפת בין אלו שכפופים אליך. רק כך תוכל לטפל בנושאים החשובים בראש שקט ובידיעה שכל מה שצריך לקרות אכן מתרחש כהלכה.

בהקשר זה מומלץ להשקיע בפיתוח המנהלים תחתיך ולהיעזר בגורם מקצועי, שיגיע לארגון ויעביר את העובדים המובילים בחברה הכשרה, בהתאם למטרות העסקיות שלך ובדגש על מתן כלים להתנהלות יעילה והקניית הרגלי עבודה נכונים. הידע שיצברו בכל אותן פגישות, יסייע להם להתנהל טוב יותר, מה שאוטומטית יחסוך להם ולך הרבה מאוד זמן.

חלוקת תפקידים – מנהלי חברות שכן מצליחים לבזר סמכויות לעיתים נוטים לחטוא בהעמסת יתר של מטלות על עובדיהם, ללא קשר ישיר לתפקיד הייעודי של אותו עובד. במקום להקפיד על חלוקת תפקידים נכונה ובמקביל, על איוש רלוונטי לכל משרה מבחינת יכולות ואיכויות של האדם שמאייש את המשרה, המנהלים מזהים את העובדים החזקים ומטילים עליהם משימות מכל הבא ליד.

התנהלות זו שגויה ביסודה והתוצאות שנובעות ממנה הן בהכרח כאוס, התעסקות בטפל ומחסור של זמן לביצוע עיקר מהות התפקיד המדובר. אי אפשר לצפות ממנהל לוגיסטיקה שיתעסק גם בפעולות השיווק, בדיוק כפי שלא ניתן לבקש מסוכני המכירות שיעזרו במחסן.

כל עובד בחברה חייב לדעת בדיוק מה תפקידו ולעסוק אך ורק בתחום שהוכשר אליו. אם המצב יהיה אחרת, אתה כמנהל תמצא את עצמך משלים את החורים, מה שיגביר את הבאלגן ויגזול ממך זמן יקר, שגם ככה איננו בנמצא.

תכנון וגמישות – הפער בין האידיליה למציאות הוזכר כבר קודם לכן והנושא הזה בא לידי ביטוי גם ובעיקר כשמדובר על תכנון והוצאתן לפועל של התוכניות. אין ספק שתכנון מקדים הוא כלי מעולה לניהול זמן ובלעדיו פשוט אי אפשר לקיים חברה בריאה.

עם זאת, לצד ההשקעה בתכנון לוחות הזמנים, יש לקחת בחשבון שתוכניות יכולות להשתנות, כיוון שתמיד עלולים לצוץ עניינים דחופים יותר מהעניין שבו תכננת להתמקד.
על כן, שים דגש על תכנון אבל תשמור מקום לגמישות הן מבחינת הלו"ז והן מבחינה מחשבתית. האיזון בין לוח זמנים מסודר לבין התאמתו למציאות הדינמית שקורית בשטח הוא עיקרון חשוב ועליך ליישם אותו בתבונה.

סדר עדיפויות – וודאי שמעת לא פעם הרצאות בנושא ניהול זמן, שבהן נטען שאם רוצים יש זמן להכל ותתפלא לדעת שהקלישאה הזו נכונה למדי. בסופו של יום, אי אפשר לאכול את העוגה ולהשאיר אותה שלמה ומן הסתם שלא ניתן להספיק כל מה שרוצים, אבל ויש כאן אבל גדול, ניתן להספיק את הדברים החשובים יותר.

אין פתרונות קסם ולצערנו עדיין לא הומצאה המכונה שתצליח לשלוט בזמן. מה שכן אפשר לעשות הוא לשלוט בבחירת המשימות שבהן אתה בוחר להתמקד כל יום. תעדוף והבדלה בין חשוב לחשוב פחות, מהווים אבן דרך משמעותית וקריטית בכל הנוגע לזמן שלך, בעבודה ובכלל. ניהול חכם של סדר עדיפויות והבנה כנה של המשמעויות הנגזרות מתעדוף קלוקל, יסייעו לך להתחיל ולסיים את העניינים הדחופים והמהותיים על הצד הטוב והמהיר ביותר.

בסופו של יום, שינוי בניהול הזמן זה תהליך שלוקח זמן. אפשר וצריך לבצע את השינוי הזה לטובתך ולטובת החברה וכדי שהארגון ימריא למעלה ויפרח כלכלית, אתה כמנהל מוכרח לייעל את ניהול הזמן. כפי שכבר הבנת, הרעיון הוא לא לחסוך בזמן, אלא לתכנן ולהוציא לפועל את היום שלך בצורה הטובה ביותר, כך שהזמן ייחסך מעצמו.

מחקרים שנעשו בקרב מנהלי חברות בעולם מראים שכולם חוטאים בניהול זמן כושל, כישלון שמבזבז להם הרבה מאוד כסף. מפתיע לגלות שמתוך 200 שעות חודשיות של עבודה, רק 20% מהשעות של אותם מנהלים הן אלו שהביאו 80% מההכנסות.

המסקנה הפשוטה היא, שאם תצליח לפנות את הזמן שלך לטובת העניינים המהותיים באמת, או במילים אחרות, אם תהפוך את ה-40 שעות הפרודוקטיביות שלך ל-50 שעות, גרף הרווחים בחברה יגדל בהתאם. כשאלו המספרים, נראה שלא ניתן להמשיך להתעלם מהמציאות ואין ברירה אחרת, אלא להתחיל להניע שינוי ממשי ולעשות את הצעד הראשון שיהפוך אותך ממנוהל למנהל מצליח!

כותב המאמר הוא אסי קומבליס, איש עסקים עתיר ניסיון ומנכ"ל חברת Advising לייעוץ ארגוני. טלפון: 072-393-2460